Formation Outlook 2016 – Initiation (Certifiante)

Outlook 2016 vous permet de communiquer encore plus rapidement et facilement grâce à quelque fonctionnalités améliorées. Conçue pour vous aider par un affichage clair des messages électroniques, des calendriers et des contacts, l’interface d’Outlook est à la fois séduisante et pratique.
Les participants à cette formation apprendront en une journée à utiliser les principaux outils mis à leur disposition dans Outlook : la messagerie, les gestionnaires de tâches et de contacts et le calendrier.

Plus concrètement cette formation vous apportera les compétences et connaissances pour:

• Savoir utiliser de façon opérationnelle les fonctions de messagerie et des gestions des contacts
• Savoir utiliser plusieurs calendriers pour programmer des rendez-vous et des réunions
• Créer des tâches et des notes

Toute personne souhaitant gérer la messagerie, les contacts, les calendriers, les tâches et les notes. Egalement les personnes souhaitant acquérir les compétences de base en vue de passer l’examen de certification TOSA.

Nécessite de bien connaitre son environnement de travail (Mac ou PC).

Environnement Outlook 2016

• Découverte de la nouvelle interface de démarrage : Le ruban et ses composants (les onglets, les groupes et les commandes, l’icône Lanceur de boîte de dialogue) Utilisation du Gestionnaire d’absence du bureau Aperçu et Impression des différents éléments Outlook

La messagerie

• Présentation et personnalisation des différents volets de la messagerie (Dossiers, Lecture, Barre des tâches) Les différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupements, Ajout/Déplacement/Suppression de colonnes) Création de dossiers et classement de messages Gestion de la Corbeille d’Outlook 2016 Création et mise en forme des messages : Différence entre l’annuaire (LDAP) et le carnet de contacts personnels ; Recherche de destinataires ; Définition des options de distribution ; Création de signatures ; Choix du format de message (HTLML, Texte brut et Texte enrichi) ; Utilisation des Styles ; Insertion de divers éléments (Pièces jointes ou éléments Outlook) Utilisation du volet de lecture pour la réalisation des actions courantes (Lecture, Réponse, Transfert, Acceptation ou non d’une réunion Transfert de un ou plusieurs messages ; Réponse à l’expéditeur ou à tous ; Rappel ou renvoi d’un message Recherche selon critères Gestion des courriers indésirables Création de règle simple sur un message reçu

Le carnet de contacts dans Outlook 2016

• Création d’un contact et utilisation des champs existants ; Utilisation d’un contact pour envoyer un message ou programmer une réunion Utilisation des différents affichages des contacts Création d’un contact depuis un message reçu Création et utilisation d’une liste de distribution

Le calendrier

• Aperçu dans la Barre des tâches d’Outlook 2016 Utilisation des différents affichages du calendrier ; Options de paramétrage des jours et plages horaires, de barre météorologique Création et modification d’un rendez-vous ou un évènement ; Choix des options (Rappel, Urgence, Visibilité (Occupé, Privé, Répétition, Classement par couleur…)) Ouverture de plusieurs calendrier et choix de l’affichage de calendriers (côte à côte ou juxtaposé) Planification d’une réunion : Fichiers joints ; Choix des options (Rappel, Critères d’obligation, privé…) ; Disponibilités des participants et des salles ; Réponse à une réunion ; Gestion des modifications ; Gestion précise des réponses à une réunion

Les Tâches dans Outlook 2016

• Utilisation des différents affichages Création d’une tache ; Réponse à une tâche déléguées

Les Notes

• Utilisation des différents affichages Création de Notes