Formation Tableau de bord : Élaborer des tableaux de bord pour la DSI

Pour respecter les grands principes de gouvernance et mesurer précisément l’activité et la performance du SI, il est nécessaire de recourir à des tableaux de bord. Mais qu’attendre d’un tableau de bord ? Faut-il opter pour une approche “systémique”, “fonctionnelle” ou encore “équilibrée” ? Mesure-t-on de la même façon un département “Etudes” qu’un service dédié à la production ? La mesure doit-elle porter sur des aspects financiers ? Sur des délais ?… Autant de questions auxquelles les participants trouveront les réponses au cours de ce séminaire. Cette formation tableau de bord vous permettra de:
– Identifier et maîtriser les principes de construction de tableaux de bord
– Être capable de mesurer la performance du SI et la qualité des prestations informatiques à l’aide de tableaux de bords adaptés
– Savoir créer des tableaux de bord directement utilisables en entreprise à l’issue du séminaire

Cette formation tableau de bord s’adresse aux directeurs du système d’information souhaitant réaliser des tableaux de bord pour suivre l’activité du SI, à tous les acteurs de la DSI devant produire tableaux de bord.

Les principes fondamentaux des tableaux de bord

• Pourquoi mettre en oeuvre un tableau de bord de la DSI : qu’est-ce que la gouvernance du SI ? Les trois préoccupations clés du contrôle : profitabilité, taux d’utilisation, taux de fonctionnement Les quatre composantes de la gouvernance du SI : opération;évolution;produit;services L’art de bien gérer les investissements La gestion de programme, des engagements, du portefeuille Distinguer le pilotage stratégique du pilotage opérationnel Aligner le pilotage de l’informatique et le pilotage entreprise L’utilisation des tableaux de bord pour gérer, contrôler, anticiper Les indicateurs clés selon le positionnement de la DSI : centre de coût, centre de profit ou centre de valeur Comment choisir et utiliser vos indicateurs qualitatifs : enquêtes, retours des services ? Tableaux de bord informatiques ou tableau de bord du système d’information ?

Les étapes et les principes de construction

• Définition du tableau de bord informatique : objectifs, caractéristiques, propriétés Le périmètre du tableau de bord de la DSI Les principes d’un pilotage efficace Différentes méthodes de construction L’approche “systémique” : ressources, activités, produits et services L’approche “fonctionnelle” : études, exploitation, services… L’approche “audit” : la méthode et l’approche des auditeurs (Cf. CobiT v4) L’approche “équilibrée” : le tableau de bord prospectif Identifier les indicateurs de performance les plus pertinents Le tableau de bord générique et ses indicateurs Les sources d’information

Les erreurs à éviter dans la construction de votre tableau de bord

• Votre tableau de bord est-il en phase avec vos objectifs ? Aligner le pilotage de l’informatique et le pilotage d’entreprise Passer d’une logique “technicienne” à une logique “d’entreprenariat” Les indicateurs dépourvus de signification Interpréter les indicateurs, le système de décision – action et la gestion des alertes Mesurer les coûts cachés et les sources d’improductivité Identifier les dérives grâce aux indicateurs qualitatifs Les ratios de comparaison de type : budget informatique;chiffre d’affaires, budget informatique;effectifs (benchmarking) Un système d’information ‘lisible’ : urbanisation métier et urbanisation technique Comment être à l’aise avec les aspects financiers : les chiffres à valoriser ? Votre tableau de bord informatique pour “vendre” votre DSI auprès de votre Direction Générale Limite de l’approche MOA;MOE : comment responsabiliser les acteurs informatiques et métier ? Le format des informations

Construction du tableau de bord de la Direction des Systèmes d’Information

• Élaboration d’un tableau de bord standard Prise en compte des spécificités de l’entreprise : stratégie, contexte concurrentiel, objectifs, budget, risques, ressources,…

Le tableau de bord des études informatiques

• Une matrice pour prioriser les différents projets en fonction de leur complexité de réalisation et de leur ROI estimé Le carré magique : respect des engagements, des délais, des budgets et des compétences Comment évaluer la qualité des études ? Le degré de satisfaction des projets menés par la DSI : un indicateur remarquable Limite de l’approche MOA – MOE Les principaux indicateurs du tableau de bord des études

Le tableau de bord de la production/exploitation

• Comment piloter efficacement la production et l’exploitation ? De la vision technicienne à la vision entreprise Exemple de tableau de bord d’un centre informatique traditionnel L’impact des nouvelles architectures sur les indicateurs de pilotage Spécificités de l’environnement Internet Les principaux indicateurs du tableau de bord de la production et de l’exploitation

Le tableau de bord des services aux clients/utilisateurs

• Gestion de projet et maintenance des applications : quelles interactions, quelles conséquences pratiques ? La courbe traditionnelle de la maintenance, fonction du cycle de vie de l’application Quand faut-il penser à remplacer ses applications ? L’impact du non-investissement sur la dévalorisation des actifs informatiques et l’augmentation des charges de maintenance L’exemple de l’étude de la productivité des utilisateurs : coûts cachés et sources d’improductivité Le degré de satisfaction des utilisateurs : un indicateur remarquable Les principaux indicateurs du tableau de bord de la maintenance et des services utilisateurs Un nouveau challenge des organisations : maîtriser et gérer la production des utilisateurs

Le tableau de bord du fonctionnement interne de la DSI

• Comment piloter efficacement les activités de support de la fonction informatique : la roadmap ? La gestion des achats et de la sous-traitance Le suivi des actifs informatiques La gestion des ressources humaines et des compétences Les principaux indicateurs du tableau de bord interne à la DSI Spécificités d’un SI externalisé

Le tableau de bord informatique pour la Direction Générale

• Comment sensibiliser les responsables métiers aux enjeux des nouvelles technologies ? Une vision transversale opposée à l’approche verticale traditionnelle Comment et quand faut-il communiquer avec sa Direction Générale ? Les préoccupations et les messages à faire passer à la Direction Générale Les principaux indicateurs du tableau de bord informatique pour la Direction Générale

Construction d’un tableau de bord à destination de la Direction Générale et des équipes

• Communiquer à l’aide du tableau de bord

Le tableau de bord prospectif (“balanced scorecard” ou BSC)

• Les principes fondateurs Les quatre dimensions : financière, client, processus internes, innovation Les apports de la BSC

Construction du tableau de bord pour la Direction Générale selon la méthode du “Balanced Scorecard”

La mise en place des tableaux de bord

• La démarche de mise en oeuvre Les acteurs incontournables Exploiter les référentiels de processus (Cobi, ITIL, CMMI) Les ressources nécessaires Décrire le processus d’utilisation effective Aligner le pilotage de l’informatique et le pilotage d’entreprise Mettre en place une démarche d’amélioration continue de vos tableaux de bord

Premier bilan : Votre plan d’action