Formation MS Project 2016/2019 : Gérer ses projets avec Microsoft Project 2016/2019

Objectif opérationnel

Savoir utiliser MS Project pour planifier un projet et en suivre l’avancement

Objectifs pédagogiques

Concrètement, à l’issue de cette formation MS Project 2016/2019, les participants auront acquis les connaissances et compétences nécessaires pour :

• Disposer d’une méthodologie précise de planification et de suivi de projet
• Connaître les meilleures pratiques pour optimiser la gestion d’un projet et le temps consacré à son suivi grâce à MS Project
• Comprendre comment consolider plusieurs projets et créer des tableaux de bord de suivi
• Savoir partager des rapports percutants

Cette formation s’adresse aux chefs de projet ainsi qu’à tous membres d’équipe projet chargés de la gestion, de la planification et du suivi.

Afin de suivre ce stage il est nécessaire d’avoir des connaissances de Windows et d’être déjà sensibilisé aux problèmes de planification et de suivi dans un projet.

Présentation de Microsoft Project (MS Project)

• Présentation de l’architecture d’EPM Vue d’ensemble de MS Project Prise en main de l’interface Présentation du ruban Gestion des affichages, des options et des échelles de temps Utiliser la fonctionnalité de recherche

Démarrage du projet et ordonnancement

• Le mode de planification Créer un nouveau projet Création du diagramme de Gantt (tâches, durées) Typer la planification : ajouter une colonne dans une table Créer et Modifier les calendriers (jours ouvrés et heures de travail) Créer les liens entre les tâches Tâches inactives Afficher le chemin de la tâche Prédécesseurs d‘entraînement Spécifier la date de début du projet Organiser les phases du projet La planification descendante La Chronologie –Timeline Flexibilité de la chronologie Respecter les dates butoirs (dates imposées) Visualiser le “retro-planning” d’un projet Créer un projet à partir d’un modèle Enregistrer un projet en tant que modèle Créer des tâches répétitives Ajouter des graphiques au diagramme de Gantt Modifier les affichages Recentrer un affichage sur le planning Créer des affichages communs à tous les projets par défaut : Le Global.mpt

Plans de charges

• Créer une nouvelle ressource Caractériser une ressource Affecter une ressource à une tâche Intégration de Microsoft Project avec Lync Durée et Travail Algorithme de calcul Les types de tâches Utilisation de l’algorithme d’équilibrage des tâches et du projet Utilisation de l’algorithme de répartition égale du travail entre les ressources Utilisation de l’algorithme de répartition inégale du travail entre les ressources

Coûts du projet

• Visualiser et renseigner les coûts fixes des tâches Les coûts d’utilisation des ressources

Contrôle et optimisation

• Détection des sur-utilisations Planificateur d’équipe – Utilisation de Team Planner Audit des ressources Partager des ressources entre plusieurs projets Comparer des projets Comparaison de ressources Engagement des ressources

Suivi de projet avec Microsoft Project

• Enregistrer et visualiser le planning de référence Saisir et visualiser l’historique des plannings du projet Préparation de l’interface Avancement automatique calé sur la date d’état Saisir l’avancement du projet Mise à jour par la durée Mise à jour par la charge Pilotage : tableau récapitulatif Gérer les tâches qui “dérapent” et ne respectent plus leurs échéances Afficher les courbes d’avancement Suivre les coûts des projets Afficher les coûts mois par mois dans le temps

Planifier avec un projet consolidé

• Consolider plusieurs projets Créer des dépendances entre différents projets Enregistrer un projet “Maître”

Analyse graphique

• Créer des tableaux de bord

Impressions et exportations de données avec Microsoft Project

• Création de rapports Personnaliser les rapports Exporter un rapport Utiliser les rapports visuels Copier les diagrammes de Gantt hors de MS Project Afficher plusieurs projets sur feuille A4 Exporter le diagramme de Gantt hors de MS Project Utiliser les données MS Project dans MS Excel Présenter les rapports de projet dans MS PowerPoint

Project est un outil considéré comme indispensable et incontournable pour organiser et piloter des projets, cet outil est lancé par Microsoft dès 1984.

L’éditeur n’a cessé de faire évoluer son produit afin qu’il soit mieux adapté aux besoins changeants des professionnels en charge de la gestion de projets.
En plus de son ergonomie largement améliorée, les versions 2016 et 2019 de Project propose également de multiples nouvelles fonctionnalités : possibilité de partager des rapports, de tester des changements et de les annuler si nécessaire, d’utiliser simultanément plusieurs échelles de temps (fonction Chronologie) pour disposer sur une même représentation d’une vision globale des différents aspects d’un projet (ingénierie commerciale et ingénierie technique par exemple).

Ainsi les participants à cette formation vont apprendre à tirer parti des versions 2016 et 2019.